Ab dem 1. Januar 2025 treten in Deutschland neue Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) im B2B-Bereich in Kraft. Diese Änderungen betreffen nicht nur deutsche Unternehmen, sondern auch baltische Firmen, die Geschäftsbeziehungen mit deutschen Partnern pflegen. Es ist daher essenziell, die neuen Anforderungen zu verstehen und umzusetzen, um einen reibungslosen Geschäftsablauf sicherzustellen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und somit eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Formate wie PDF, TIFF oder JPEG gelten nicht als E-Rechnung, da sie nicht die erforderliche Struktur für eine automatisierte Verarbeitung aufweisen. In Deutschland sind die Formate XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) am weitesten verbreitet.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft in erster Linie inländische Unternehmen in Deutschland. Allerdings müssen auch ausländische Unternehmen, die Leistungen an deutsche Unternehmen erbringen, die neuen Anforderungen berücksichtigen, insbesondere wenn sie mit deutschen Partnern im B2B-Bereich zusammenarbeiten.
Übergangsfristen und Ausnahmen
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gibt es Übergangsfristen:
- Bis Ende 2026 können weiterhin Papierrechnungen ausgestellt werden. IHK
- Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro für B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermitteln. IHK
Ausgenommen von der Pflicht sind Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro und Fahrausweise.
Anforderungen an baltische Unternehmen
Baltische Unternehmen, die Rechnungen an deutsche Geschäftspartner stellen, sollten folgende Schritte unternehmen:
- Prüfung der Notwendigkeit zur E-Rechnung: Klären Sie mit Ihren deutschen Partnern, ob die Verpflichtung zur E-Rechnung für Ihre Geschäftsbeziehung gilt.
- Technische Umsetzung: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsstellungssysteme in der Lage sind, E-Rechnungen im geforderten Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu erstellen und zu versenden.
- Schulung der Mitarbeiter: Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen und Prozesse im Zusammenhang mit der E-Rechnung.
- Anpassung der Prozesse: Überprüfen und optimieren Sie Ihre internen Prozesse, um den Anforderungen der E-Rechnung gerecht zu werden und einen effizienten Ablauf zu gewährleisten.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 stellt sowohl deutsche als auch ausländische Unternehmen vor neue Herausforderungen. Für baltische Unternehmen, die mit deutschen Partnern zusammenarbeiten, ist es entscheidend, sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen auseinanderzusetzen und die notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Dies gewährleistet nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern fördert auch eine effiziente und reibungslose Zusammenarbeit mit deutschen Geschäftspartnern.
Quellen
- Die neue E-Rechnung ab 2025: Wichtige Informationen für den B2B-Bereich – IHK Köln
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung – Bundesfinanzministerium
- Ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen – IHK Dresden
- Elektronische Rechnung wird Pflicht: E-Rechnung im Überblick – Haufe
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